Erros Mais Comuns na Documentação Empresarial e Como Evitá-los

A documentação empresarial é o coração da saúde administrativa de qualquer negócio. Desde o contrato social até registros contábeis, cada documento garante segurança jurídica, credibilidade e eficiência operacional.

No entanto, erros na gestão desses arquivos ainda são mais comuns do que se imagina e, pior, podem te custar noites insones. Se você quer entender onde a maioria das empresas erra e como proteger a sua contra problemas legais e financeiros, continue a leitura.

Com as orientações certas e o suporte de especialistas como a JSAH Paralegal, é possível transformar um ponto crítico em um diferencial competitivo para sua empresa. Vamos lá!

8 erros fatais na gestão da documentação empresarial e como evitá-los

Ignorar ou descuidar da documentação empresarial pode custar muito caro: multas, processos, perda de contratos e até o bloqueio de operações.

O problema é que, no dia a dia corrido, é fácil cair em armadilhas que parecem pequenas, mas têm um grande potencial de prejuízo.

Para proteger o seu negócio e manter tudo em conformidade, descubra agora os erros mais perigosos e, claro, aprenda a evitá-los antes que seja tarde.

1. Falta de padronização nos documentos

Um dos erros mais recorrentes na documentação empresarial é não manter um padrão na elaboração e no arquivamento de documentos.

Sem um formato uniforme, a leitura e a interpretação ficam comprometidas, dificultando auditorias e revisões internas.

Consequências

• Erros de interpretação em contratos e relatórios.
• Dificuldade na localização de informações importantes.
• Aumento do risco de não conformidade em fiscalizações.

Como evitar
Crie um manual interno de padronização. Defina fontes, margens, estrutura e linguagem. Utilize softwares de gestão documental que apliquem esse padrão automaticamente.

2. Armazenamento físico precário da documentação empresarial

Muitas empresas ainda dependem de arquivos físicos, mas não oferecem condições adequadas de conservação.

Umidade, pragas e manuseio incorreto comprometem a integridade dos documentos.

Dado importante
De acordo com a AIIM (Association for Information and Image Management), entre 10% e 30% do espaço de um escritório pode estar ocupado por armazenamento de documentos físicos. Pasme, mesmo com a digitalização em crescimento.

Como evitar

• Utilize arquivos de aço e caixas arquivadoras de qualidade.
• Controle a temperatura e a umidade do ambiente.
• Faça digitalizações periódicas para garantir backups seguros.

3. Ausência de backups digitais confiáveis para a documentação empresarial

Mesmo quando há digitalização, muitas empresas pecam ao não manter cópias de segurança adequadas. Um ataque cibernético ou uma falha no servidor pode causar perda irreversível de dados.

Como evitar

• Mantenha pelo menos três cópias de cada documento: o original, um backup local e outro em nuvem.
• Utilize serviços com criptografia e autenticação em dois fatores.

Dado relevante
Segundo o relatório anual Cost of a Data Breach (CODB), da IBM, o custo médio de uma violação de dados no Brasil chegou a R$ 7,19 milhões em 2024, contra R$ 6,75 milhões no ano anterior — um aumento de 6,5%.

Isso representa uma pressão extra sobre as equipes de segurança cibernética, que já enfrentam desafios cada vez mais complexos. Por isso, investir em proteção e backups não é apenas recomendável: é urgente.

4. Erros de versionamento

Enviar ou assinar a versão errada de um documento pode gerar confusão e até litígios judiciais. Isso acontece com frequência quando não há um controle de versões centralizado.

Como evitar

Adote ferramentas que registrem automaticamente cada modificação, com data, hora e autor. Treine sua equipe para sempre trabalhar na última versão salva no sistema.

5. Desorganização no fluxo de aprovações

Documentos que precisam de várias assinaturas ou validações internas podem ficar “perdidos” no processo, atrasando decisões importantes.

Como evitar

• Implemente fluxos de aprovação digitais.
• Use plataformas de assinatura eletrônica reconhecidas pela ICP-Brasil.
• Defina prazos e responsáveis claros para cada etapa.

6. Não cumprir prazos legais de guarda

A legislação brasileira exige que alguns documentos sejam mantidos por períodos específicos, que variam de 5 a 30 anos, dependendo do tipo.

Ignorar isso pode gerar multas e problemas judiciais.

Exemplo

• Documentos fiscais: 5 anos (art. 173 do Código Tributário Nacional).
• Documentos trabalhistas: até 30 anos, em casos específicos de ações trabalhistas.

Como evitar
Monte um calendário de prazos de guarda, vinculado ao seu sistema de gestão documental, com alertas automáticos.

7. Falta de controle de acesso

Permitir que qualquer colaborador tenha acesso irrestrito a documentos sensíveis eleva consideravelmente os riscos de vazamentos, fraudes e uso indevido das informações.

Com a transformação digital acelerada, diversas empresas adotam ferramentas avançadas, como plataformas de inteligência artificial (IA), para otimizar processos.

No entanto, o uso indiscriminado dessas tecnologias pode abrir brechas importantes na segurança dos dados empresariais.

Como evitar 

• Defina níveis de permissão claros, baseados no cargo e na função de cada colaborador.
• Utilize sistemas que registrem de forma detalhada quem acessa quais documentos e quando esses acessos acontecem.
• Invista em treinamentos contínuos para conscientizar a equipe sobre a importância da segurança da informação.

Dado atualizado

Uma pesquisa recente mostrou que cerca de 60% das empresas já enfrentaram incidentes de segurança relacionados ao uso de IAs genéricas no mercado.

Na prática, evidencia a urgência de um controle rígido sobre quem pode acessar determinados documentos e informações críticas.

8. Não contar com assessoria especializada

Por último, a ausência de um serviço especializado em documentação empresarial é um erro grave.

Muitas vezes, os gestores acreditam que podem resolver sozinhos, mas acabam sobrecarregando a equipe e aumentando o risco de erros.

Como evitar
Contratar empresas como a JSAH Paralegal, que oferece:

• Legalização Empresarial
• Gestão de certidões
• Consultoria imobiliária, fiscal e tributária.

Por que prevenir erros na documentação empresarial é vital

A má gestão de documentos pode resultar em:

• Multas e sanções legais.
• Perda de credibilidade perante clientes e parceiros.
• Dificuldade de acesso a linhas de crédito e licitações.

Dado de impacto
O Relatório Global de Riscos 2024, do Fórum Econômico Mundial, coloca a má governança da informação entre os dez principais riscos para empresas nos próximos cinco anos.

Tecnologia como aliada

Hoje, soluções de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) permitem digitalizar, organizar e proteger informações com segurança avançada.

Checklist rápido para evitar erros

1. Padronize todos os documentos.
2. Digitalize e mantenha backups regulares.
3. Controle o acesso às informações sensíveis.
4. Monitore os prazos legais de guarda.
5. Revise e atualize periodicamente os processos.
6. Conte com especialistas para suporte contínuo.

Transforme a gestão documental em vantagem competitiva

Evitar os erros mais comuns na documentação empresarial não é apenas uma questão de organização. Trata-se de uma estratégia para garantir segurança, eficiência e crescimento sustentável.

Com processos bem estruturados, tecnologia adequada e o apoio de uma assessoria experiente como a JSAH Paralegal, você protege o patrimônio da sua empresa e ganha agilidade nas decisões.

Não espere um problema surgir para agir. Entre em contato com a JSAH Paralegal e descubra como podemos ajudar a organizar, proteger e otimizar toda a sua documentação.

O futuro do seu negócio começa com informações seguras e bem geridas.